※別表および様式はテキスト化しておりませんので、以下のPDFファイルをご覧ください。
平成22年4月1日規程第10号
この規程は、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「法」という。）第13条第1項の規定に基づき、国立研究開発法人国立長寿医療研究センター（以下「センター」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
センターに総括文書管理者1名を置く。
2 総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。
3 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
センターに副総括文書管理者1名を置く。
2 副総括文書管理者は、総務課長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は、前条第3項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
文書管理者は、課長等をもって充て、当該課長等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。
2 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
センターに監査責任者1名を置く。
2 監査責任者は、監査室長をもって充てる。
3 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
4 監査責任者は、必要に応じて監査担当者を指名し、前項の監査を補助させることができる。
職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等並びに総括文書管理者、副総括文書管理者、文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
職員は、文書管理者の指示に従い、法第11条の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、センターにおける経緯も含めた意思決定に至る過程並びにセンターの事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
別表第1に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
2 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成22年内閣告示第2号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第1号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第2号）及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
職員は、次条及び第13条の規定に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
法人文書ファイル等は、センターの事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。この場合において、別表第1に掲げられた業務については、同表を参酌して分類しなければならない。
第11条第1号の保存期間の設定については、別表第1標準文書保存期間基準に従い、行うものとする。
2 前項の保存期間の設定においては、法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。
3 第11条第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という）の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内であって、4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
4 第11条第3号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
5 第11条第3号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって、4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
6 第3項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人文書ファイル保存要領を作成するものとする。
2 法人文書ファイル保存要領には、次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。
文書管理者は、法人文書ファイル保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
法人文書ファイル管理簿は、公文書等の管理に関する法律施行令（平成22年政令250号。以下「施行令」という。）第15条の規定に基づき、様式1のとおりとする。
2 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表するものとする。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示するものとする。
文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が1年以上のものに限る。）の現況について、施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては、法人文書ファイル等の名称等が独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号）第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないような方法で記載しなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、様式2に示す移管・廃棄簿に記載しなければならない。
文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第2に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2 前条第1項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は、前項の同意にあたっては、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項の規定による定めに基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認められる場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。
文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、1の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
2 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3 文書管理者は、前項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
副総括文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、国立研究開発法人国立長寿医療研究センター内部監査細則（平成22年4月1日細則第8号）第3条に基づき実施する書面監査又は実地監査において、法人文書の管理状況について監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
（施行期日）1 この規程は、平成22年4月1日から施行する。
（経過措置）2 この規程の施行の際現にある帳簿、接受印及び発議印については、当分の間これを取り繕って使用することができる。
（様式についての特例）3 この規程中の様式については、総括文書担当者が必要と認める場合は特例を設けることができる。
（施行期日）この規程は、平成23年4月1日から施行する。
（施行期日）この規程は、平成25年2月1日から施行する。
（施行期日）この規程は、平成27年4月1日から施行する。
（施行期日）この規程は、平成30年1月1日から施行する。
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